Datenschutzbeauftragter: Rollen, Pflichten und Mehrwert für Ihr Unternehmen

Datenschutzbeauftragter

Was ist ein Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine Person, die Unternehmen oder Organisationen dabei unterstützt, die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sicherzustellen. Der Datenschutzbeauftragte berät, überwacht und schult in datenschutzrechtlichen Fragen und fungiert als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen, den betroffenen Personen (z. B. Kunden, Mitarbeitenden) und den Datenschutzaufsichtsbehörden.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Gemäß Artikel 39 DSGVO umfasst der Aufgabenbereich eines Datenschutzbeauftragten folgende Punkte:

Beratung und Unterstützung:
- Beratung der Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und Verantwortlichen in datenschutzrechtlichen Fragen.
Überwachung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften:
- Sicherstellen, dass die DSGVO und andere Datenschutzgesetze korrekt umgesetzt werden.
Schulung und Sensibilisierung:
- Schulung von Mitarbeitenden zum Thema Datenschutz und Aufbau eines datenschutzbewussten Umfelds.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA):
- Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, wenn die Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen darstellt.
Schnittstelle zur Aufsichtsbehörde:
- Zusammenarbeit mit Datenschutzaufsichtsbehörden und Anlaufstelle bei Anfragen oder Untersuchungen.
Anlaufstelle für Betroffene:
- Unterstützung bei der Wahrnehmung der Rechte von Betroffenen (z. B. Auskunftsrecht, Löschanfragen).
Dokumentation:
- Überprüfung und Verwaltung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten und anderen relevanten Unterlagen.

Wer benötigt einen Datenschutzbeauftragten?

Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen und Organisationen unter bestimmten Bedingungen einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen:

Öffentliche Stellen:
- Alle öffentlichen Behörden und Einrichtungen (außer Gerichte in ihrer gerichtlichen Funktion) sind verpflichtet, einen DSB zu benennen.
Private Unternehmen:
- Wenn die Kernaufgaben die umfangreiche Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen, wie z. B. in:
  - Krankenhäusern
  - Versicherungen
  - Marketingagenturen
  - Cloud-Anbietern
Überwachungspflicht:
- Unternehmen, die systematisch Personen überwachen (z. B. durch Tracking oder Videoüberwachung).
Datenkategorien:
- Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinungen).
Länderspezifische Regelungen:
- In Deutschland müssen Unternehmen nach § 38 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Interner vs. Externer Datenschutzbeauftragter

Merkmal	Interner Datenschutzbeauftragter	Externer Datenschutzbeauftragter
Beschäftigung	Mitarbeiter des Unternehmens	Externe Person oder Dienstleister
Kosten	Festgehalt und Schulungskosten	Honorar abhängig von der Vereinbarung
Erfahrung	Abhängig von der internen Ausbildung	Spezialisiert auf Datenschutz
Unabhängigkeit	Kann Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben haben	Unabhängig vom Unternehmen
Flexibilität	Vollzeit oder Teilzeit verfügbar	Nach Bedarf einsetzbar

Anforderungen an einen Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter muss über folgende Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen:

Fachwissen:
- Kenntnis der Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO, BDSG) und deren Anwendung.
Technisches Verständnis:
- Grundlegendes Wissen über IT-Systeme, Sicherheit und Datenverarbeitungstechnologien.
Kommunikationsfähigkeiten:
- Fähigkeit, komplexe datenschutzrechtliche Themen verständlich zu vermitteln.
Unabhängigkeit:
- Der DSB darf keine Position innehaben, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte (z. B. IT-Leitung).

Rechte und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten

Rechte:

Zugang zu Informationen:
- Der DSB hat das Recht, Zugang zu allen relevanten Daten und Prozessen zu erhalten.
Unterstützung durch die Geschäftsleitung:
- Die Unternehmensführung muss dem DSB die erforderlichen Ressourcen und Unterstützung bereitstellen.
Schutz vor Entlassung:
- Ein interner Datenschutzbeauftragter genießt Kündigungsschutz, sofern er seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt.

Pflichten:

Vertraulichkeit:
- Der DSB ist zur Vertraulichkeit über seine Erkenntnisse und die Arbeit verpflichtet.
Berichtspflicht:
- Der DSB berichtet regelmäßig an die Geschäftsführung über den Stand des Datenschutzes.

Vorteile eines Datenschutzbeauftragten

Rechtskonformität:
- Sicherstellung, dass das Unternehmen Datenschutzgesetze einhält und Bußgelder vermeidet.
Effizienzsteigerung:
- Datenschutz wird systematisch und professionell im Unternehmen umgesetzt.
Vertrauensaufbau:
- Ein transparenter Umgang mit Datenschutz erhöht das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitenden.
Reduktion von Risiken:
- Durch die Überwachung der Datenverarbeitung werden Datenschutzverletzungen minimiert.

Konsequenzen bei fehlendem Datenschutzbeauftragten

Wenn ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen müsste, dies aber nicht tut, drohen:

Bußgelder:
- Bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Imageverlust:
- Fehlende Datenschutzmaßnahmen können das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen.
Rechtliche Maßnahmen:
- Datenschutzbehörden können Prüfungen und Sanktionen einleiten.

Fazit

Ein Datenschutzbeauftragter ist ein essenzieller Bestandteil eines datenschutzkonformen Unternehmens. Er stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, minimiert Risiken und stärkt das Vertrauen in die Marke. Ob intern oder extern, die Wahl eines Datenschutzbeauftragten sollte sorgfältig getroffen werden, um eine effektive und rechtssichere Umsetzung der Datenschutzanforderungen zu gewährleisten.