Datenspeicherung: Rechtskonform und sicher in der digitalen Welt

Datenspeicherung

Was ist Datenspeicherung?

Datenspeicherung bezeichnet den Prozess, bei dem Daten in einem digitalen oder physischen Format gesammelt, organisiert und langfristig aufbewahrt werden. Sie ist ein zentraler Bestandteil moderner Informationssysteme und umfasst die Speicherung von personenbezogenen Daten, geschäftsbezogenen Informationen und anderen digitalen Ressourcen.

Im Kontext der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) bezieht sich Datenspeicherung auf die sichere und rechtskonforme Aufbewahrung personenbezogener Daten, um die Rechte der betroffenen Personen zu wahren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Arten der Datenspeicherung

Physische Datenspeicherung:
- Speicherung auf physischen Medien wie Papier, Festplatten, USB-Sticks oder optischen Datenträgern (z. B. DVDs).
Digitale Datenspeicherung:
- Speicherung in digitalen Formaten, z. B. in Datenbanken, Cloud-Speichern, Servern oder lokalen Geräten.
Cloud-Speicherung:
- Speicherung von Daten auf externen Servern, die über das Internet zugänglich sind.
Lokale Speicherung:
- Speicherung auf Geräten, die sich im Besitz des Unternehmens oder der Organisation befinden, z. B. internen Servern oder Computern.
Hybride Speicherung:
- Kombination aus lokaler und Cloud-Speicherung, um Flexibilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Anforderungen an die Datenspeicherung nach DSGVO

Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Datenspeicherung, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten:

Zweckbindung:
- Daten dürfen nur für einen klar definierten Zweck gespeichert werden.
Speicherbegrenzung:
- Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck erforderlich ist.
- Unternehmen müssen klare Löschfristen festlegen.
Datensicherheit:
- Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung geschützt werden.
Datenminimierung:
- Es dürfen nur die Daten gespeichert werden, die tatsächlich benötigt werden.
Transparenz:
- Betroffene Personen müssen über die Speicherdauer, den Zweck der Datenspeicherung und ihre Rechte informiert werden.
Rechenschaftspflicht:
- Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die Vorgaben der DSGVO einhalten.

Speicherdauer: Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?

Die DSGVO schreibt keine konkreten Fristen für die Datenspeicherung vor, sondern verlangt, dass die Dauer auf den Zweck der Verarbeitung abgestimmt ist. Typische Speicherdauern sind:

Geschäftliche Daten:
- Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (6 bis 10 Jahre, je nach Land).
Bewerbungsdaten:
- In der Regel 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
Kundendaten:
- Bis zur Beendigung der Kundenbeziehung, es sei denn, gesetzliche Fristen verlangen eine längere Speicherung.
Newsletter-Abonnenten:
- Bis zum Widerruf der Einwilligung.
Protokolldaten (z. B. Logfiles):
- Oftmals 7 bis 30 Tage, abhängig von Sicherheits- und Überwachungsanforderungen.

Technische Maßnahmen für die sichere Datenspeicherung

Verschlüsselung:
- Daten sollten sowohl bei der Übertragung (z. B. TLS) als auch bei der Speicherung (z. B. AES-256) verschlüsselt werden.
Zugriffsmanagement:
- Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf gespeicherte Daten haben.
Backups:
- Regelmäßige Sicherung der Daten, um im Falle eines Datenverlusts eine Wiederherstellung zu ermöglichen.
Firewall und Antivirus:
- Schutz vor Cyberangriffen durch geeignete Sicherheitssoftware.
Redundanz:
- Speicherung der Daten an mehreren Standorten, um Ausfallsicherheit zu gewährleisten.
Anonymisierung und Pseudonymisierung:
- Wo möglich, sollten personenbezogene Daten anonymisiert oder pseudonymisiert gespeichert werden.

Herausforderungen bei der Datenspeicherung

Datenvolumen:
- Die Menge der gespeicherten Daten wächst exponentiell, was hohe Anforderungen an die Speicherinfrastruktur stellt.
Sicherheitsrisiken:
- Cyberangriffe, Datenlecks oder technische Defekte können zu Datenverlust führen.
Rechtskonformität:
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Speicherung den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht.
Technische Komplexität:
- Die Verwaltung moderner Speicherlösungen erfordert technisches Know-how.
Datenlöschung:
- Sicherzustellen, dass Daten vollständig gelöscht werden, insbesondere aus Backups, ist eine Herausforderung.

Rechte betroffener Personen in Bezug auf Datenspeicherung

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
- Personen können erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
- Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO):
- Daten müssen gelöscht werden, wenn der Zweck der Speicherung entfällt oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
- Einschränkung der Speicherung unter bestimmten Bedingungen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
- Bereitstellung der Daten in einem maschinenlesbaren Format.

Best Practices für Datenspeicherung

Definierte Speicherfristen:
- Entwickeln Sie eine klare Richtlinie für die Aufbewahrung und Löschung von Daten.
Regelmäßige Audits:
- Überprüfen Sie regelmäßig, ob die gespeicherten Daten noch notwendig und sicher sind.
Cloud-Datenschutz:
- Wählen Sie Cloud-Anbieter, die Datenschutzstandards wie DSGVO-Konformität einhalten.
Datenklassifizierung:
- Kategorisieren Sie Daten nach ihrer Sensibilität, um Schutzmaßnahmen gezielt einzusetzen.
Sensibilisierung der Mitarbeitenden:
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Daten und in der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.

Fazit

Die Datenspeicherung ist ein essenzieller Bestandteil des Datenmanagements und erfordert eine sorgfältige Planung, um rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht nur effizient gespeichert, sondern auch sicher und DSGVO-konform verarbeitet werden. Klare Richtlinien, geeignete Technologien und regelmäßige Überprüfungen sind entscheidend, um die Datenintegrität und den Datenschutz zu gewährleisten.